Van Car-manager terug naar HR-manager

Leestijd: 5 minuten

Hoe HR-afdelingen structureel tijd, geld én frustratie besparen op het regelen van de leaseauto's.

Als HR-manager heb je het druk genoeg met je eigen werkzaamheden: talentontwikkeling, cultuur bouwen, werving & selectie, vitaliteit... Maar in de praktijk komt daar vaak nog een andere, minder geliefde taak bij: het managen van leaseauto’s. Voordat je het weet ben je meer bezig als "Car-manager" dan als HR-specialist. Herkenbaar?

1. Herkenbare situaties: hoe HR verstrikt raakt in autolease

2. De oplossing: volledig ontzorgd wagenparkbeheer met MoveBuddy

3. Blije medewerkers: een betere ervaring in het keuzeproces

4. Meetbare voordelen met MoveBuddy

1. Herkenbare situaties: hoe HR verstrik raakt in autolease

Scenario 1: Zelf meerdere leasemaatschappijen managen

Je werkt met meerdere leasemaatschappijen omdat je inmiddels weet dat offertes vergelijken flink geld bespaart. Goed bezig! Alleen kost het je enorm veel tijd om continu offertes te vergelijken, contacten met verschillende leasemaatschappijen te onderhouden, vragen van collega’s te beantwoorden over levertijden, keuzes, bijtelling en meer.

Daarbij ontbreekt het vaak aan specialistische kennis op leasegebied. En dat is niet zo gek: leasecontracten en de bijbehorende voorwaarden zijn complex, vol vakjargon en juridische details. Het past simpelweg niet in de skillset van een HR-professional. De leaseauto is weliswaar een arbeidsvoorwaarde, maar dat maakt HR nog geen autolease-expert. Het is een specialisme op zich. Toch krijgen veel HR-afdelingen de verantwoordelijkheid er wél bij, waardoor ze kostbare tijd verliezen aan iets wat buiten hun kernrol ligt.

Het resultaat: frustratie, onzekerheid bij medewerkers, en het gevoel continu achter de feiten aan te lopen. Terwijl het veel logischer is om het wagenparkbeheer onder te brengen bij een specialist, die wél beschikt over de juiste kennis en ervaring. En dat is geen overbodige luxe: naast personeelskosten zijn leaseauto’s vaak de hoogste kostenpost binnen een organisatie. Juist daarom is het essentieel om goede afspraken te maken met leasemaatschappijen én hun verdienmodellen goed te doorgronden.

Scenario 2: Eén leasemaatschappij als leverancier

Je hebt gekozen voor één leasemaatschappij, wat aanvankelijk overzichtelijk lijkt en mogelijk zelfs een mooie korting oplevert. Maar wat blijkt? Die initiële korting verdwijnt al snel als sneeuw voor de zon, en zonder concurrentie stijgen de kosten ongemerkt verder. De leasemaatschappij wordt niet uitgedaagd scherp te blijven, en jij betaalt maandelijks ongemerkt te veel. Daarnaast blijkt uit ervaring dat leasemaatschappijen vaak beloven het volledige wagenparkbeheer uit handen te kunnen nemen, maar in de praktijk valt dit vrijwel altijd tegen.

Dit komt omdat ze hier in essentie niet op ingericht zijn. Een leasemaatschappij is uitstekend in het draaiend houden van auto’s: onderhoud, reparaties en verzekering regelen ze moeiteloos. Maar het operationele beheer, met al zijn administratie en dagelijkse rompslomp, blijft meestal achter bij de HR-afdeling. Bovendien kunnen zij nooit onafhankelijk opereren, omdat ze tegelijkertijd de enige aanbieder zijn. Hierdoor ontstaan ondoorzichtige verdienmodellen en voorwaarden die scherp in de gaten gehouden moeten worden – iets wat een leasemaatschappij zelf nooit effectief kan doen wanneer ze haar eigen diensten controleert. Logischerwijs kunnen ze ook niet onafhankelijk hun eigen facturen controleren. Terwijl uit ervaring blijkt dat 0,7% van alle leasefacturen fouten bevat.

2. De oplossing: volledig ontzorgd wagenparkbeheer met MoveBuddy

MoveBuddy zorgt ervoor dat jij je weer volledig kunt richten op je kerntaken, terwijl wij als externe wagenparkbeheerder het volledige beheer van jouw leaseauto’s overnemen. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van zaken die we uit handen nemen:

- Eén vast aanspreekpunt
  Geen tientallen mails meer met meerdere leveranciers, maar één betrokken specialist van MoveBuddy die alles regelt. MoveBuddy neemt bovendien alle communicatie met de leasemaatschappijen over, waardoor jij hier geen omkijken naar hebt.

- Volledig operationeel beheer
  Uitbesteding van alle operationele en administratieve taken van het wagenpark, zodat jij je kunt richten op je kerntaken.

- FleetBuddy wagenparkportal
  Altijd realtime inzicht in je wagenpark via één overzichtelijke portal, ongeacht met hoeveel leveranciers je werkt.

- Gebruikersovereenkomst & laadpaalbegeleiding
  Wij nemen het opstellen, beheren en bijwerken van gebruikersovereenkomsten uit handen én begeleiden het volledige traject rondom de aanvraag en plaatsing van laadpalen.

- Efficiënt poolbeheer
  Wij regelen de toewijzing, planning en administratie van poolauto’s om optimale beschikbaarheid en kostenbeheersing te garanderen.

- Maximaal financieel voordeel
  Door offertes van minimaal drie leasemaatschappijen te vergelijken realiseren we structureel lagere leasekosten (gemiddeld €50 à €75 per auto per maand lager!). Medewerkers kunnen hierdoor meer auto krijgen voor hetzelfde budget, of jij verlaagt simpelweg de mobiliteitskosten binnen je organisatie.
- Onafhankelijke en professionele onderhandeling
  Wij zijn volledig onafhankelijk en zorgen altijd voor de beste voorwaarden. Als specialist kunnen wij bovendien namens onze klanten de scherpste afspraken maken met leasemaatschappijen, zodat er geen ruimte is voor ondoorzichtige verdienmodellen.

3. Blije medewerkers: een betere ervaring in het keuzeproces

We weten dat medewerkers zich tijdens het kiezen van een leaseauto vaak voelen alsof ze aan hun lot zijn overgelaten. Vragen over levertijden, bijtelling, proefritten en budget worden onvoldoende beantwoord door leasemaatschappijen. Vanuit goed werkgeverschap wil je juist dat medewerkers zich gehoord voelen en soepel door het keuzeproces worden geleid.

Daarom zorgen wij bij MoveBuddy voor intensieve en persoonlijke begeleiding van elke medewerker. Al hun vragen beantwoorden we snel en duidelijk, waardoor medewerkers een positieve ervaring hebben. Dat doen we bovendien met behulp van innovatieve tools zoals een volledig gepersonaliseerde online autoregelingpagina, voorzien van een configurator en keuzehulp. Zo wordt het keuzeproces niet alleen makkelijker, maar ook leuker. En dat blijkt: medewerkers waarderen onze dienstverlening gemiddeld met een 9!

4. Meetbare voordelen met MoveBuddy

Tijdsbesparing:
Gemiddeld besparen HR-afdelingen tot wel 80% van de tijd die ze eerder kwijt waren aan de leaseauto’s.

Structurele kostenbesparing:
Door onze inkoopvoordelen besparen wij gemiddeld 7 tot 10% op de leasekosten, wat neerkomt op €50 à €75 per auto per maand. Dit betekent concreet dat je óf de mobiliteitskosten structureel verlaagt, óf dat je medewerkers voor hetzelfde budget aanzienlijk meer auto kunnen rijden.

Blije medewerkers:
Door onze persoonlijke aandacht en innovatieve tools ervaren medewerkers het kiezen van hun leaseauto weer als iets positiefs. Dat zie je terug in de waardering: zoals eerder genoemd geven medewerkers onze dienstverlening gemiddeld een 9!

HR-manager, pak je eigen rol terug

Met MoveBuddy ga je van “Car-manager” weer terug naar de essentie van jouw werk: mensen managen en ontwikkelen. Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet?

Plan via onderstaande button vrijblijvend een gesprek in voor een kennismaking of mobiliteitsscan en ervaar zelf hoeveel tijd en kosten je bespaart, terwijl je medewerkers maximaal tevreden blijven. Of bel 085-0655365 of mail naar sales@movebuddy.eu.